הזמנת עבודה: איך כותבים ומה ההבדל מהצעת מחיר
הזמנת עבודה היא המסמך שבו הלקוח מזמין עבודה במחיר ובמועד שהוסכמו, וחותם עליו. היא מונעת ויכוחים לפני שהעבודה מתחילה. כאן מוסבר מה כותבים בה ומה בא אחריה.
מה זה הזמנת עבודה
הזמנת עבודה היא מסמך שבו הלקוח מזמין מהעסק עבודה או שירות, בתנאים שנקבעו מראש: מה יבוצע, באיזה מחיר, איפה ומתי. הלקוח חותם עליו, וכך יש לשני הצדדים אישור כתוב לפני שהעבודה מתחילה.
היא אינה חשבונית מס, אינה מבקשת תשלום ואינה נרשמת כהכנסה. החשבונית באה אחרי שהעבודה בוצעה.
הזמנת עבודה, הצעת מחיר וחשבונית עסקה
שלושה מסמכים שמופיעים בסדר קבוע, ולכל אחד תפקיד אחר:
| הצעת מחיר | הזמנת עבודה | חשבונית עסקה | |
|---|---|---|---|
| מתי | לפני ההחלטה | אחרי ההחלטה, לפני העבודה | אחרי העבודה |
| מי מחליט | העסק מציע | הלקוח מזמין | העסק דורש תשלום |
| חתימת הלקוח | אישור ההצעה | כן, זו ההזמנה | לא |
| מסמך מס | לא | לא | לא |
לעיתים לא צריך את שלושתם. הצעת מחיר שהלקוח אישר וחתם עליה משמשת כהזמנה, ואז אפשר לדלג. על כל מסמך יש מדריך: הצעת מחיר וחשבונית עסקה ודרישת תשלום.
מה לכתוב בהזמנת עבודה
- הצדדיםשם העסק ומספר העוסק או הח.פ, ושם הלקוח עם דרך להשיג אותו.
- מספר ותאריךמספר רץ להזמנה, כדי שאפשר יהיה להפנות אליה.
- העבודהתיאור ברור, כמות ומחיר לכל שורה. מה שלא כלול כדאי לכתוב במפורש.
- מקום ומועדכתובת העבודה, והיום והשעות המוסכמים.
- מחיר ותשלוםהאם המחיר כולל מע״מ, וסך הכול. תנאי תשלום, כמו מקדמה.
- חתימהשל הלקוח, עם שם ותאריך.
דוגמה להזמנת עבודה
רוצים להכין הזמנה כזו עכשיו? בטופס הזמנת העבודה החינמי ממלאים את הפרטים ומורידים PDF, בלי הרשמה.
האם היא מחייבת
הזמנה שהלקוח חתם עליה, ובה העבודה והמחיר, היא ראיה טובה לכך שהוא הסכים. אם הוא מבטל בהמשך או מערער על המחיר, יש מסמך שאפשר להצביע עליו. מידע זה כללי ואינו ייעוץ משפטי, ובעבודות גדולות כדאי לבדוק את הנוסח עם עורך דין.
ספר הזמנות בהוראות ניהול הספרים
בהוראות ניהול הספרים יש ספר הזמנות, ובו רושמים הזמנות לשירות. בחלק מענפי השירות העסק חייב לנהל אותו, בעיקר כשהשירות אינו מבוצע בנוכחות המזמין, למשל הזמנה בטלפון. לפי ההוראות הוא נשמר 3 שנים. אילו ענפים חייבים, תלוי בסוג העסק, ולכן כדאי לשאול את רואה החשבון.
מה קורה אחרי שהעבודה בוצעה
- העבודה מסתיימתבודקים שהיא תואמת להזמנה.
- מבקשים תשלוםעם דרישת תשלום, או מפיקים מיד חשבונית.
- אחרי התשלוםמוציאים חשבונית מס קבלה, ועוסק פטור מוציא קבלה.
שימו לב: אם הסכום בחשבונית שונה מההזמנה, כדאי לציין למה, כמו עבודה נוספת שהלקוח ביקש.
איך מפיקים הזמנה ב-BillOS
- לוחצים ״מסמך חדש״ ובוחרים ״הזמנה״.
- בוחרים לקוח ומוסיפים שורות: תיאור, כמות ומחיר. המע״מ שיופיע בחשבונית מוצג בסיכום.
- מפיקים ושולחים. ההזמנה ממוספרת ברצף משלה.
- אחרי העבודה, תעודת משלוח או חשבונית יכולות לסגור אותה, והשורות נמשכות אליהן.
להרחבה: הזמנה, תעודת משלוח והזמנת רכש ב-BillOS.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
מה זה הזמנת עבודה?
מסמך שבו לקוח מזמין עבודה או שירות מהעסק, עם תיאור, מחיר, מקום ומועד, וחותם עליו. הוא מתעד את ההסכמה לפני שהעבודה מתחילה.
האם הזמנת עבודה מחייבת?
הזמנה חתומה היא ראיה לכך שהלקוח הסכים לעבודה ולמחיר, ולכן היא מקטינה ויכוחים. זה מידע כללי ולא ייעוץ משפטי. אם יש סיכון משמעותי, כדאי להתייעץ עם עורך דין.
מה ההבדל בין הזמנת עבודה להצעת מחיר?
הצעת מחיר היא ההצעה של העסק, והלקוח יכול לדחות אותה. הזמנת עבודה היא ההחלטה של הלקוח לבצע. לעיתים הצעה שהלקוח אישר וחתם עליה משמשת כהזמנה.
האם הזמנת עבודה היא חשבונית?
לא. היא אינה חשבונית מס ואינה דרישת תשלום, ואינה נרשמת כהכנסה. אחרי שהעבודה מבוצעת מוציאים חשבונית, קבלה או דרישת תשלום.
מה צריך לכלול בהזמנת עבודה?
פרטי העסק והלקוח, תיאור העבודה, כמות ומחיר, האם המחיר כולל מע״מ, מקום ומועד ביצוע, תנאי תשלום וחתימת הלקוח.
האם חייבים להוציא הזמנת עבודה?
לא תמיד. הוראות ניהול הספרים מחייבות ספר הזמנות בחלק מענפי השירות, בעיקר כשהשירות אינו מבוצע בנוכחות המזמין. כדאי לברר עם רואה החשבון אם זה חל על העסק שלכם.
כמה זמן שומרים הזמנות?
לפי הוראות ניהול הספרים, ספר הזמנות נשמר 3 שנים, ולא 7 שנים כמו מערכת החשבונות. אם ההזמנה קשורה למסמך מס, שומרים אותה גם לפי כללי המסמך.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם