BillOS לרואי חשבון
הלקוח מזמין אותך, ואתה רואה את הספרים שלו בלי לבקש קבצים. לוח אחד לכל הלקוחות, וקבצי ייצוא שנכנסים ישר לתוכנה שלך.
מה רואה החשבון מקבל
- גישה בלי קבצים. במקום לקבל מסמכים במייל כל חודש, אתה רואה את הספרים של הלקוח ישירות.
- לוח לכל הלקוחות. שורה לכל עסק: הכנסות, הוצאות, קבלות שממתינות, חובות והמועד הבא להגשת מע״מ.
- קבצים בלחיצה. כל המסמכים של תקופה, קובץ MOVEIN לחשבשבת, PCN874 ומבנה אחיד.
איך מתחילים עם לקוח
- שולחים ללקוח קישורמפיקים קישור הזמנה אישי ושולחים אותו ללקוח.
- הלקוח מאשרהוא רואה מי מזמין ומאשר גישה לקריאה. בלי האישור שלו הקישור אינו נותן כלום.
- העסק מופיע אצלךהלקוח נוסף ללוח, ואתה רואה את הנתונים שלו.
אפשר גם להפך: הלקוח מזמין אותך מההגדרות של החשבון שלו, בגישה של רואה חשבון.
לוח הלקוחות
הלוח מרכז בעמוד אחד את כל העסקים שנפתחו לך. בכל שורה רואים את ההכנסות וההוצאות של התקופה, כמה קבלות הוצאה עדיין ממתינות לאישור הלקוח, הנתונים לדוח המע״מ, וחובות שעברו את מועדם. עסק שדורש טיפול מסומן ועולה למעלה, ולחיצה על סימון מובילה למקום שבו מתקנים.
לכל שורה גם המועד הבא להגשת מע״מ, לפי לוח המועדים של רשות המסים ולפי תדירות ההגשה של הלקוח: חודשית או דו-חודשית. את התדירות קובע רואה החשבון, ואם עוד לא נקבעה, הלוח מניח חודשית.
כל המסמכים בקובץ אחד
בסוף תקופה מורידים קובץ zip אחד: עותק חתום של כל מסמך הכנסה, בתיקייה לכל חודש, קבלות ההוצאות, ומסמכי המערכת הקודמת אם יובאו. בראש הקובץ אינדקס באקסל, וכל שורה בו מקשרת לקובץ שלה. מסמך מבוטל, זיכוי וחשבונית עסקה כלולים וסומנים בעמודת הסטטוס.
קובץ MOVEIN לחשבשבת
הקובץ מכין את תנועות התקופה לייבוא בחשבשבת, דרך כללי, ממשקים, יבוא תנועות הנהח. התנועות נרשמות לפי מספרי הכרטיסים של רואה החשבון, ולכן הקובץ לא נוצר עד שהמספרים נשמרו. מסמך או הוצאה אינם נרשמים פעמיים.
- שומרים את מספרי הכרטיסיםפעם אחת, לפי האינדקס שלך בחשבשבת.
- בוחרים תקופהורואים מה הקובץ יכלול לפני ההורדה.
- מורידים ומייבאיםהקובץ נכנס לחשבשבת בלי הקלדה.
קבצים לרשות המסים
- PCN874. הדוח המפורט למע״מ של חודש הדיווח, שנוצר מהספרים.
- מבנה אחיד. קובץ OPENFRMT לפי ההוראות, עם דוח אימות.
- גיבוי. גיבוי מלא של הספרים, בלחיצה.
על שמירת המסמכים ועל מה החוק דורש: מדריך שמירת חשבוניות וקבלות. על דוחות ומע״מ: דוחות לרואה חשבון.
למה זה חוסך זמן
רוב הזמן בסוף חודש הולך על חיפוש מסמכים חסרים ועל הקלדה מחדש. כשהלקוח מפיק מסמכים ב-BillOS, הם כבר נמצאים אצלך חתומים ומסודרים לפי חודש, וההוצאות מגיעות עם הקבלה. מה שנשאר לך הוא לבדוק, ולא להשלים.
שאלות נפוצות
איך מקבלים גישה לספרים של לקוח?
הלקוח מזמין אותך במייל מהחשבון שלו ובוחר הרשאה של רואה חשבון. אתה נכנס עם החשבון שלך, ורואה את העסק שלו ברשימה.
מה רואה החשבון יכול לעשות?
לקרוא מסמכים, הוצאות ודוחות ולהוריד קבצי ייצוא. הרשאת רואה החשבון היא לקריאה, ואינה מאפשרת להפיק מסמכים בשם העסק.
מה מראה לוח הלקוחות?
שורה לכל עסק שנפתח לך: הכנסות והוצאות בתקופה, קבלות שממתינות לאישור הלקוח, נתוני דוח המע״מ, חובות שעברו את מועדם, והמועד הבא להגשת מע״מ. עסקים שדורשים טיפול מופיעים ראשונים.
איך מביאים לקוח ל-BillOS?
מפיקים קישור הזמנה אישי ושולחים ללקוח. הוא רואה מי מזמין, ומאשר. הקישור אינו נותן שום גישה בלי האישור שלו.
מה יש בקובץ של כל המסמכים?
קובץ zip עם עותק חתום של כל מסמך שהופק בתקופה, בתיקייה לכל חודש, את קבלות ההוצאות, ואינדקס באקסל שבו כל שורה מקשרת לקובץ שלה.
איך מייבאים לחשבשבת?
מורידים קובץ MOVEIN של התקופה ומייבאים אותו בחשבשבת דרך כללי, ממשקים, יבוא תנועות הנהח. הקובץ נרשם לפי מספרי הכרטיסים שלך, וקובץ לא ייווצר עד ששמרת אותם.
האם תנועה נרשמת פעמיים?
לא. הקובץ אינו רושם מסמך או הוצאה פעמיים. אפשר לבחור לכלול רק מה שלא יובא עד עכשיו.
אילו קבצים אפשר לקבל לדוח המע״מ ולרשות המסים?
קובץ PCN874 לדוח מפורט, קובץ מבנה אחיד, וגיבוי מלא. הקבצים נוצרים מהספרים עצמם, ולכן הם תואמים למה שמוצג בדוחות.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם