הזמנת רכש: איך כותבים ומה ההבדל מהזמנה
הזמנת רכש היא הדרך להזמין סחורה או שירות מספק בכתב, עם מחיר וכמות מוסכמים מראש. היא אינה חשבונית ואינה הוצאה, אבל היא מונעת ויכוחים אחר כך.
מה זה הזמנת רכש
הזמנת רכש היא מסמך שהעסק שלכם שולח לספק, ובו אתם מזמינים סחורה או שירות בתנאים שנקבעו מראש: מה, כמה, בכמה ומתי. היא נשלחת לפני שהספק מספק, ולכן היא מגינה על שני הצדדים. הספק יודע מה לספק, ואתם יודעים מה תשלמו.
היא אינה חשבונית מס, ואינה נרשמת כהוצאה בספרים. את ההוצאה רושמים כשהספק שולח חשבונית או קבלה.
הזמנת רכש מול הזמנה
| הזמנה | הזמנת רכש | |
|---|---|---|
| מי שולח | לקוח, אל העסק שלכם | העסק שלכם, אל ספק |
| הכיוון | אתם מוכרים | אתם קונים |
| מה אחריה | תעודת משלוח או חשבונית | חשבונית או קבלה מהספק |
| הכנסה או הוצאה | אין | אין |
על הצד של המכירה, מהצעת מחיר ועד חשבונית, יש מדריך על הצעת מחיר ומדריך על תעודת משלוח.
מה כדאי לכתוב בהזמנת רכש
- פרטי העסק והספקשם, מספר עוסק או ח.פ ופרטי קשר של שני הצדדים.
- מספר ותאריךמספר רץ להזמנה, כדי שאפשר יהיה להפנות אליה.
- מה מזמיניםתיאור, כמות, יחידת מידה ומחיר ליחידה.
- מע״מהאם המחיר כולל מע״מ או לפניו, וסך הכול.
- אספקה ותשלוםמועד ומקום אספקה, ותנאי תשלום.
דוגמה להזמנת רכש
מה קורה כשהספק שולח חשבונית
כשהסחורה מגיעה והספק שולח חשבונית מס, רושמים אותה כהוצאה. כדאי לבדוק שהסכום תואם להזמנה, ולשמור את שני המסמכים יחד. את החשבונית שומרים לפי כללי השמירה, במדריך על שמירת מסמכים.
איך מפיקים הזמנת רכש ב-BillOS
- לוחצים ״מסמך חדש״ ובוחרים ״הזמנת רכש״.
- בוחרים ספק. הזמנת רכש מופנית לספק ולא ללקוח.
- מוסיפים שורות, כמות ומחיר. המע״מ שיופיע בחשבונית הספק מוצג בסיכום.
- מפיקים ושולחים. ההזמנה ממוספרת ברצף משלה.
הזמנת רכש ב-BillOS אינה נרשמת כהוצאה. הוצאה נרשמת בנפרד, כשהחשבונית של הספק מגיעה. פרטים בעמוד מסמכי הסחורה.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
מה זה הזמנת רכש?
מסמך שהעסק שולח לספק ובו הוא מזמין סחורה או שירות, עם כמות, מחיר ומועד אספקה. אחרי שהספק מאשר, יש לשני הצדדים מסמך ברור על מה הוסכם.
מה ההבדל בין הזמנת רכש להזמנה?
הזמנה היא מסמך שלקוח מזמין בו מהעסק שלכם. הזמנת רכש היא ההפך: אתם מזמינים מספק. בשני המסמכים אין חיוב במס ואין רישום הכנסה או הוצאה.
האם חייבים להוציא הזמנת רכש?
ככל שידוע לנו, הוראות ניהול הספרים אינן מחייבות הזמנת רכש. זה מסמך מסחרי שמקובל להוציא כדי לתעד את ההסכמה. אם יש לכם חובה מיוחדת בגלל סוג העסק, שאלו את רואה החשבון.
האם הזמנת רכש נרשמת כהוצאה?
לא. הוצאה נרשמת כשמגיעים חשבונית או קבלה מהספק. הזמנת הרכש מתעדת רק את ההתחייבות לקנות.
מה כדאי לכתוב בהזמנת רכש?
פרטי העסק והספק, תאריך, תיאור הסחורה או השירות, כמות, מחיר ליחידה, האם המחיר כולל מע״מ, מועד ומקום אספקה ותנאי תשלום.
האם הספק צריך לאשר את ההזמנה?
כדאי. אישור בכתב, אפילו בתשובה במייל, מונע מצב שבו מחיר או כמות משתנים בדיעבד.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם