כמה זמן חובה לשמור חשבוניות וקבלות
חשבונית שהוצאת היום צריכה להיות זמינה גם בעוד שבע שנים, למקרה של ביקורת. כאן מוסבר כמה זמן שומרים כל מסמך, מה החוק דורש ממסמך דיגיטלי, ומה עושים כדי שלא ילך לאיבוד.
כמה זמן שומרים: הכלל
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) קובעות שעוסק שומר את מערכת החשבונות שלו לתקופה הארוכה מבין שתיים:
- 7 שנים מתום שנת המס שאליה המסמכים שייכים, או
- 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה.
מערכת החשבונות כוללת את מה שהוצאת ללקוחות, כמו חשבוניות מס וקבלות, ואת מה שקיבלת מספקים: חשבוניות וקבלות על הוצאות. מסמכים שאינם חלק מהספרים עצמם נשמרים בדרך כלל לפחות שלוש שנים מיום הגשת הדוח.
דוגמה: עד מתי שומרים חשבונית מ-2026
חשבונית שהוצאת במרץ 2026 שייכת לשנת המס 2026. שבע השנים נספרות מ-31 בדצמבר 2026, כלומר עד סוף 2033. נניח שהגשת את הדוח השנתי של 2026 בדצמבר 2027: שש שנים מהגשתו מסתיימות בדצמבר 2033. המאוחר מהשניים קובע. במקרה של הגשה מאוחרת במיוחד, התקופה מתארכת בהתאם.
בפועל, כמעט כל מסמך נשמר בין שבע לשמונה שנים מהיום שהופק. מי ששומר הכול לפחות שמונה שנים לא צריך לחשב כל שנה מחדש.
מסמך דיגיטלי: מה המקור ומה שומרים
כשחשבונית מופקת ונשלחת בדיגיטל, החשבונית הדיגיטלית החתומה היא המקור. הדפסה שלה היא רק העתק. מכאן שלושה דברים:
- שומרים את הקובץ החתום, לא צילום ולא הדפסה. החתימה הדיגיטלית היא מה שמוכיח שהמסמך לא שונה.
- שומרים גם את הרשומות, כלומר את הספרים שמהם המסמכים הופקו: המספור הרציף, הסכומים והמע״מ. מהם מפיקים את קובץ המבנה האחיד שרשות המסים מבקשת בביקורת.
- שומרים עותק במקום נוסף. קובץ שקיים במקום אחד בלבד, במחשב או בתיבת מייל, הולך לאיבוד עם המקום הזה. הוראות ניהול הספרים מתייחסות לגיבוי של מערכת ממוחשבת, וגיבוי אמיתי הוא עותק שנמצא במקום אחר.
מי אחראי לשמירה
החובה לשמור את המסמכים חלה על העוסק, גם כשהם נשמרים בתוכנה. תוכנת חשבוניות טובה עושה את רוב העבודה: שומרת, מגבה ומאפשרת לייצא. אבל אם עוברים תוכנה, סוגרים עסק או מפסיקים מנוי, צריך לוודא שהמסמכים יוצאים איתך. לכן כדאי להוריד פעם בשנה גיבוי מלא ולשמור אותו אצלך, למשל בסוף שנת המס.
איך BillOS שומרת כל מסמך
BillOS היא תוכנה רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, ושמירת המסמכים בנויה כחלק מהספרים:
- כל מסמך נחתם ונשמר כפי שהופק. מסמך שהופק מקבל חתימה דיגיטלית מאובטחת ונשמר כרשומה נעולה: מסד הנתונים עצמו חוסם שינוי ומחיקה שלה. טעות מתקנים בחשבונית זיכוי.
- שני ספקי אחסון שונים. כל קובץ חתום נשמר אצל ספק האחסון הראשי, ובכל לילה מועתק לספק אחסון שני, נפרד מהראשון. העותק השני נעול מפני מחיקה ושינוי לשמונה שנים ויותר מיום ההעתקה, יותר משבע השנים שהחוק דורש, והמערכת שמעתיקה אליו לא יכולה למחוק ממנו.
- גם הספרים מגובים. מלבד הקבצים, הרשומות עצמן, המספור, הסכומים והמע״מ, נארזות לארכיון שעובר לאותו אחסון נפרד.
- עותק משלך בכל רגע. בעמוד הדוחות מורידים גיבוי מלא, קובץ אחד עם כל הרשומות, הקבצים החתומים והאינדקס, ואת קובץ המבנה האחיד לרשות המסים.
וכדאי בכל זאת לשמור גם עותק משלך: גיבוי מלא פעם בשנה, במקום שבשליטתך, הוא הדרך הפשוטה לוודא שהמסמכים זמינים לך בכל מצב.
רשימת בדיקה לסוף שנת המס
- מורידים גיבוי מלאב-BillOS: דוחות, ואז גיבוי מלא. שומרים את הקובץ בשני מקומות שלך, למשל במחשב ובאחסון ענן.
- מפיקים קובץ מבנה אחיד לשנההקובץ שרשות המסים מבקשת בביקורת. כדאי לשמור אותו לצד הגיבוי.
- בודקים רציפות מספורבעמוד הדוחות יש בדיקת רצף לכל סוג מסמך. חור במספור הוא הדבר הראשון שבודקים בביקורת.
- אוספים את חשבוניות הספקיםהוצאות שנרשמו ב-BillOS נשמרות עם הקבלה הסרוקה. מה שעוד נמצא במייל או בנייר, מעלים או סורקים.
- רושמים לעצמך עד מתישנת המס ועוד שבע שנים, או שש שנים מהגשת הדוח. עד אז לא מוחקים.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
כמה שנים חובה לשמור חשבוניות?
את מערכת החשבונות, כולל החשבוניות והקבלות שהוצאת, שומרים 7 שנים מתום שנת המס שאליה הן שייכות, או 6 שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה, לפי המועד המאוחר מביניהם.
מאיזה יום מתחילים לספור את שבע השנים?
מסוף שנת המס, לא מיום החשבונית. חשבונית מינואר 2026 שייכת לשנת המס 2026, ולכן נספרת מ-31 בדצמבר 2026. אם הדוח השנתי הוגש מאוחר, ייתכן שהתקופה תסתיים עוד יותר מאוחר.
האם אפשר להדפיס חשבונית דיגיטלית ולמחוק את הקובץ?
לא. כשהחשבונית הופקה ונמסרה בדיגיטל, הקובץ החתום הוא המקור. הדפסה שלו היא העתק. לכן שומרים את הקובץ.
מי אחראי לשמור את המסמכים, אני או תוכנת החשבוניות?
החובה היא של העוסק. תוכנה טובה שומרת את המסמכים בשבילך ומאפשרת לייצא אותם, אבל כדאי לוודא שיש לך עותק משלך, ובמיוחד אם עוברים תוכנה או סוגרים מנוי.
מה צריך לשמור חוץ מהחשבוניות?
את כל מה ששייך למערכת החשבונות: קבלות, חשבוניות ספקים וקבלות על הוצאות, דפי בנק, ספר תקבולים ותשלומים, ודוחות מע״מ תקופתיים. מסמכים שאינם חלק מהספרים נשמרים בדרך כלל לפחות 3 שנים מהגשת הדוח.
איפה נשמרים המסמכים שהפקתי ב-BillOS?
אצל שני ספקי אחסון שונים. כל מסמך חתום נשמר אצל הספק הראשי ומועתק בכל לילה לספק שני, בעותק שנעול מפני מחיקה ושינוי לשמונה שנים ויותר מיום ההעתקה, יותר משבע השנים שהחוק דורש.
האם מסמך ב-BillOS יכול להשתנות אחרי שהופק?
לא. מסמך שהופק נחתם בחתימה דיגיטלית מאובטחת ונשמר כרשומה שלא ניתן לשנות או למחוק. טעות מתקנים במסמך נוסף, כמו חשבונית זיכוי.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם