שני מותגים תחת עוסק אחד
יש לך מספר עוסק אחד ושני קווי עסק, כל אחד עם שם, לוגו ולקוחות משלו? כאן מוסבר מה החשבונית חייבת לכלול, מה מותר לשנות לכל מותג, ואיך מנהלים את זה בלי לפצל את הספרים.
מותג הוא לא עסק נוסף
הרבה עצמאים בישראל פועלים בשני שמות: סטודיו שמוכר גם קורסים, מעצבת שעובדת גם תחת מותג של סוכנות, מדביר עם קו לבתים וקו לעסקים, או ספק אירועים שמשרת גם משרדים. לכל קו יש לוגו, אתר וטלפון משלו, ולקוחות שמכירים רק אותו.
מבחינת רשות המסים זה עסק אחד. אדם אחד נרשם כעוסק פעם אחת, וכל ההכנסות שלו, מכל המותגים, מדווחות באותו תיק ובאותו מספר עוסק. השם המסחרי של כל קו הוא שם של מותג, לא ישות נפרדת. מכאן נובעות כל ההחלטות במדריך: המסמכים משותפים, הספרים משותפים, ומה שמשתנה בין המותגים הוא המראה.
מה חשבונית מס חייבת לכלול, בכל מותג
תקנות מס ערך מוסף קובעות מה מודפס על חשבונית מס. החלק שנוגע למי שמנפיק אותה:
- שם העוסק, כפי שהוא רשום.
- מען העוסק, כלומר הכתובת של העסק.
- מספר העוסק, עם המילים "עוסק מורשה" או ח.פ לחברה.
שלושת הפרטים האלה מזהים את מי שהנפיק את החשבונית, ולכן הם זהים בכל המותגים. מסמך שיוצא בשם משפטי אחר או במספר אחר הוא מסמך של עסק אחר, וזה בדיוק מה שאסור לעשות למותג של אותו עוסק.
מה שהחוק לא קובע הוא איך המסמך נראה. לוגו, צבעים, שורת תיאור, אתר, טלפון ומייל ליצירת קשר אינם מזהים את המנפיק, ולכן אפשר להתאים אותם למותג. כדאי לבדוק עם רואה החשבון מקרים מיוחדים, כמו כתובת של סניף שרשום בנפרד.
איפה שמים את השם המסחרי
הדרך המקובלת היא להשאיר את השם הרשום בראש המסמך, ולהוסיף את שם המותג ואת הלוגו לצידו. לדוגמה: "דנה כהן" כשם העסק, ומתחתיו "סטודיו לים, עיצוב פנים". הלקוח מזהה את המותג, והחשבונית כוללת את כל מה שהחוק דורש. אותו דבר נכון לקבלה ולהצעת מחיר.
שלוש דרכים לנהל שני מותגים
1. מסמך אחד לכולם
הכי פשוט: כל המסמכים יוצאים עם אותו לוגו ואותם פרטי קשר. זה עובד כשהמותגים קרובים, אבל לקוח של המותג השני מקבל חשבונית בשם שהוא לא מכיר, עם טלפון של קו אחר. זה מבלבל, ולפעמים מעלה שאלות אצל מחלקת הכספים של הלקוח.
2. חשבון נפרד לכל מותג
יש מערכות שמאפשרות לפתוח חשבון שני עם אותו מספר עוסק, ויש כאלה שלא מאפשרות זאת בכלל. כשזה אפשרי, משלמים בדרך כלל על מנוי נוסף, והמסמכים מתפצלים לשתי סדרות מספור. אז צריך לוודא שהטווחים לא נפגשים, לאחד ידנית את הדוחות לרואה החשבון ולמע״מ, ולזכור באיזה חשבון יצא כל מסמך.
3. עיצוב לכל מותג באותם ספרים
מסמכים של שני המותגים נרשמים באותם ספרים ובאותו מספור, וכל אחד יוצא בעיצוב של המותג שלו. כך זה עובד ב-BillOS: מגדירים עיצוב לכל מותג, עם לוגו, צבע, טלפון, מייל וחשבון בנק משלו, וקובעים לכל לקוח את העיצוב שלו. מנוי אחד, דוח אחד, ומסמך שנראה כמו המותג שהלקוח מכיר.
איך מגדירים עיצוב לכל מותג ב-BillOS
- נכנסים לעיצוב מסמכיםבלוח הבקרה, תחת הגדרות. מעל הטופס מופיעים העיצוב הראשי והעיצובים הנוספים.
- לוחצים "עיצוב נוסף"העיצוב החדש נפתח כהעתק של הראשי. נותנים לו שם, למשל שם המותג.
- מתאימים את המראהלוגו, צבע, תבנית, שורת תיאור עם השם המסחרי, טלפון, מייל, ואם צריך, חשבון בנק אחר. התצוגה המקדימה מתעדכנת תוך כדי.
- קובעים ללקוחות את העיצובבכרטיס לקוח בוחרים את עיצוב המסמכים שלו. מעכשיו כל מסמך והצעת מחיר אליו יוצאים בעיצוב הזה.
- בוחרים במסמך כשצריךלקוח שעובד עם שני המותגים? בעורך המסמך בוחרים עיצוב למסמך הזה בלבד.
מה קורה אחרי ההפקה
העיצוב ננעל ברגע שהמסמך מופק. אם אחר כך משנים לוגו או טלפון בעיצוב, מסמכים שכבר הופקו לא משתנים, והלקוח מחזיק בדיוק את מה שקיבל. חשבונית זיכוי יוצאת בעיצוב של החשבונית שהיא מתקנת, כך שהלקוח רואה את אותו מותג גם בתיקון.
עיצוב שכבר לא בשימוש מעבירים לארכיון. אי אפשר לבחור בו יותר, ומסמכים שהופקו בו נשארים כפי שהם.
לפני שמתחילים: כמה דברים לבדוק
- השם המסחרי לא מחליף את השם הרשום. ודאו שהשם הרשום ומספר העוסק מופיעים בכל עיצוב. ב-BillOS הם קבועים ואי אפשר לשנות אותם בעיצוב.
- חשבון הבנק של כל מותג רשום על שמכם. מומלץ שחשבון שמודפס על חשבונית יהיה של העוסק עצמו.
- מותג שהוא חברה נפרדת הוא עסק נפרד. אם פתחתם חברה בע״מ למותג השני, יש לה מספר משלה וספרים משלה, וזה כבר לא עיצוב אלא עסק נוסף.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
האם אפשר לפתוח שני תיקי עוסק לשני מותגים?
בדרך כלל לא. אדם אחד הוא עוסק אחד, וכל העסקים שלו מדווחים באותו תיק מע״מ ובאותו מספר. במקרה מיוחד כדאי לבדוק עם רואה החשבון.
האם מותר לשים בחשבונית לוגו של המותג במקום שם העסק?
את הלוגו מותר. את השם הרשום צריך להשאיר: חשבונית מס חייבת לציין את שם העוסק, מענו ומספר העוסק. מקובל להציג את השם המסחרי והלוגו לצד השם הרשום.
איזו כתובת מופיעה בחשבונית של כל מותג?
הכתובת של העסק כפי שהיא רשומה. שינוי כתובת העסק מדווחים למע״מ. כתובת של סניף או של מקום אירוע אפשר לציין בתיאור או בהערה של המסמך.
האם כל מותג צריך מספור חשבוניות נפרד?
לא, ועדיף שלא. כל המסמכים של העוסק נרשמים ברצף אחד לכל סוג מסמך. פיצול לטווחי מספרים לפי מותג מסבך את הבדיקה ואת הדיווח, ואין בו צורך.
האם אפשר חשבון בנק אחר לכל מותג?
כן. חשבון הבנק שמודפס להעברה אינו חלק מזהות המנפיק, ולכן אפשר להדפיס לכל מותג את החשבון שלו. ב-BillOS מגדירים אותו בעיצוב של המותג.
מה עושים עם הצעות מחיר וחיובים חוזרים?
אותו דבר: הצעת מחיר יוצאת בעיצוב של המותג, והחשבונית שנפתחת ממנה ממשיכה בו. חיוב חוזר מפיק כל חודש מסמך בעיצוב שנקבע לו.
רואה החשבון יקבל דוח נפרד לכל מותג?
כשכל המסמכים באותם ספרים, הוא מקבל דוח אחד ודוח מע״מ אחד, כמו שהחוק רואה את העסק.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם