חשבונית מס קבלה: מסמך אחד במקום שניים
כשהלקוח משלם במעמד העסקה אין צורך בשני מסמכים. חשבונית מס קבלה מתעדת גם את העסקה וגם את התשלום.
מה זה חשבונית מס קבלה
חשבונית מס קבלה היא מסמך אחד שממלא שני תפקידים: הוא מתעד את העסקה ואת המע״מ, כמו חשבונית מס, וגם מאשר שהתשלום התקבל, כמו קבלה. במקום להוציא שני מסמכים על אותה עסקה מוציאים אחד.
הוראות ניהול הספרים מאפשרות זאת כשהתמורה שולמה במלואה סמוך למסירת הטובין או לסיום השירות, והמסמך כולל גם את פרטי התשלום.
מתי משתמשים בה
- תשלום במקום. הלקוח משלם באשראי, במזומן או בהעברה ברגע שהעבודה מסתיימת.
- שירות ששולם מראש. התשלום התקבל, ועכשיו מתעדים את העסקה ואת התשלום יחד.
- נותני שירותים. בשירותים מועד החיוב במע״מ הוא בדרך כלל קבלת התשלום, ולכן טבעי להוציא מסמך אחד כשהכסף מגיע.
חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה
| המצב | המסמך |
|---|---|
| העבודה הסתיימה, והתשלום יגיע בעוד חודש | חשבונית מס עכשיו, קבלה כשהתשלום מגיע |
| הלקוח משלם את הכול בסיום העבודה | חשבונית מס קבלה |
| הלקוח משלם חלק עכשיו וחלק בהמשך | חשבונית מס, וקבלה על כל תשלום |
| העסק הוא עוסק פטור | קבלה בלבד, בלי מע״מ |
מה חייב להופיע בחשבונית מס קבלה
כל מה שמופיע בחשבונית מס: פרטי העסק, הכותרת, מספר עוקב, תאריך, פרטי הלקוח, פירוט העסקה, סכום לפני מע״מ, מע״מ וסכום כולל. בנוסף מופיעים פרטי התשלום:
- אמצעי התשלום: מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי, צ׳ק או אמצעי אחר.
- הסכום שהתקבל בכל אמצעי, כשהתשלום מפוצל.
- בצ׳ק: פרטים מזהים כמו מספר הצ׳ק, הבנק והסניף ומועד הפירעון.
חשבוניות מס קבלה ממוספרות בסדרה נפרדת משלהן.
דוגמאות מחושבות
שלוש עסקאות אמיתיות למראה, וההבדל בין המסמכים שמוציאים בכל אחת:
| המצב | המסמכים | הסכומים |
|---|---|---|
| צילום אירוע שמשולם בכרטיס אשראי בסיומו | חשבונית מס קבלה אחת | 3,000 ₪ + מע״מ 540 ₪ = 3,540 ₪ |
| הצעה של 5,900 ₪ עם מקדמה של 40% | חשבונית מס, ושתי קבלות | חשבונית 5,900 ₪, קבלה על מקדמה 2,360 ₪, קבלה על היתרה 3,540 ₪ |
| תשלום מפוצל על 2,124 ₪ | חשבונית מס קבלה אחת, שתי שורות תשלום | 1,000 ₪ במזומן ועוד 1,124 ₪ באשראי |
בשורה השנייה אי אפשר להשתמש במסמך אחד, כי התשלום לא התקבל במלואו בזמן העסקה. בשורה השלישית כן: התשלום התקבל במלואו, רק באמצעים שונים, ומסמך אחד כולל את שני האמצעים.
איך ממלאים תשלום מפוצל
לקוח יכול לשלם חלק במזומן וחלק בכרטיס אשראי, או בכמה צ׳קים. בחשבונית מס קבלה כל אמצעי תשלום הוא שורה נפרדת, עם הסכום שהתקבל בו, וסך השורות חייב להיות שווה לסכום החשבונית. אם הסכומים לא מסתדרים, זה סימן שחלק מהתשלום עוד לא התקבל, ואז מתאים יותר להוציא חשבונית מס וקבלה על מה שהתקבל בפועל.
- מזומן: מציינים את הסכום.
- העברה בנקאית: כדאי לציין את תאריך ההעברה.
- כרטיס אשראי: מציינים את הסכום ואת מועד החיוב.
- צ׳ק: מספר הצ׳ק, הבנק, הסניף ומועד הפירעון.
חמש טעויות נפוצות
- הוצאה לפני שהתשלום התקבל. חשבונית מס קבלה מעידה שהכסף כבר אצלך. אם הוא עוד לא הגיע, מוציאים חשבונית מס.
- קבלה נוספת על אותו תשלום. אחרי חשבונית מס קבלה אין צורך בקבלה, והקבלה הנוספת תרשום את ההכנסה פעמיים.
- שימוש במסמך לתשלום חלקי. כשרק חלק מהסכום שולם, מוציאים חשבונית מס וקבלה על החלק ששולם.
- חוסר בפרטי התשלום. בצ׳ק בלי מספר ובנק, או תשלום מפוצל שלא מסתכם לסכום החשבונית.
- הוצאה מעוסק פטור. עוסק פטור אינו מוציא חשבוניות מס, ולכן גם לא חשבונית מס קבלה.
איך נראית חשבונית מס קבלה
שימו לב לשתי השורות האחרונות: ״סה״כ שולם״ מתעד את העסקה, ושורת אמצעי התשלום מתעדת את הכסף. בחשבונית מס רגילה הייתה כאן רק שורת סה״כ לתשלום, והתשלום היה מתועד בקבלה נפרדת.
שלוש סיבות לבחור במסמך אחד
- פחות ניירת. מסמך אחד לכל עסקה במקום שניים, וחצי מהמספרים לעקוב אחריהם.
- אין חוב פתוח. חשבונית מס קבלה נסגרת בעצמה, ולכן אינה מופיעה ברשימת החובות.
- פחות סיכוי לטעות. אי אפשר לשכוח להוציא את הקבלה, כי היא חלק מהחשבונית.
חשבונית מס קבלה ללקוח עסקי
לקוח עסקי שמשלם 6,372 ₪ על שירות של 5,400 ₪ ועוד מע״מ 972 ₪ מקבל חשבונית מס קבלה, ולפיה הוא מנכה את המע״מ. כיוון שהסכום לפני מע״מ עולה על 5,000 ₪, נדרש גם מספר הקצאה, והוא מודפס על המסמך. כדי שזה יעבוד צריך להזין את מספר העוסק של הלקוח בעת ההפקה. בלקוח פרטי שום דבר מזה לא נוגע.
הלקוח מבקש החזר אחרי שקיבל חשבונית מס קבלה
גם כאן לא מוחקים. מתקנים בהודעת זיכוי שמפנה לחשבונית מס קבלה, ומחזירים ללקוח את הכסף. אם הזיכוי חלקי, למשל על שעה אחת מתוך שלוש, הוא מקטין את העסקה בסכום הזה כולל המע״מ שבו. פרטים במדריך על חשבונית זיכוי.
איזה מסמך לפי סוג העסק: דוגמאות
| העסק | המצב הנפוץ | המסמך |
|---|---|---|
| צלם אירועים | הלקוח משלם בסיום האירוע, בכרטיס או בהעברה | חשבונית מס קבלה |
| מאמן כושר | הלקוח משלם בתחילת החודש על חודש שלם | חשבונית מס קבלה, או חיוב חוזר שמפיק אותה כל חודש |
| שרברב | הלקוח משלם במקום, ולפעמים מזומן | חשבונית מס קבלה |
| מעצב עם פרויקטים גדולים | מקדמה, ואז יתרה אחרי חודש | חשבונית מס, וקבלה על כל תשלום |
| יועץ עם לקוחות עסקיים | תשלום 30 יום אחרי הפקת החשבונית | חשבונית מס, וקבלה כשהכסף מגיע |
הכלל המנחה: כשהכסף מגיע ביחד עם העסקה, מסמך אחד מספיק. כשהוא מגיע בנפרד, שני מסמכים או יותר מתעדים את זה נכון.
רשימת בדיקה לפני שמפיקים
- התשלום התקבל במלואו, ולא רק חלק ממנו.
- אמצעי התשלום והסכום שהתקבל בכל אחד מהם מסתכמים לסכום החשבונית.
- הלקוח העסקי רשום עם מספר עוסק.
- העסק אינו עוסק פטור.
- אין כבר מסמך אחר על אותה עסקה, כדי שלא יירשם פעמיים.
טעות בהזנת אמצעי התשלום: דוגמה ותיקון
עסק הפיק חשבונית מס קבלה על 2,124 ₪, אבל הזין שני תשלומים של 1,000 ₪, ובסך הכול 2,000 ₪. הלקוח באמת שילם 1,000 ₪ במזומן ו-1,124 ₪ באשראי. מכיוון שהתשלומים לא מסתכמים לסכום החשבונית, זו שגיאה בפרטי התשלום.
אם המסמך עדיין טיוטה, מתקנים את שורות התשלום ומפיקים. אם הוא כבר הופק ונשלח, מתקנים בהודעת זיכוי ומפיקים חשבונית מס קבלה חדשה עם הפירוט הנכון. לכן כדאי לבדוק את סכום התשלומים בתצוגה המקדימה לפני ההפקה.
בדיקה אחרונה לפני ההפקה
לפני שלוחצים ״הפקה״, כדאי להסתכל על התצוגה המקדימה כפי שהלקוח יראה אותה: האם שם הלקוח נכון, האם הסכום הכולל הוא מה שסוכם, והאם אמצעי התשלום מסתכמים נכון. שלושה דברים, חצי דקה, ובדרך כלל זה כל מה שצריך כדי לא להגיע לזיכוי.
איך מפיקים חשבונית מס קבלה ב-BillOS
- לוחצים ״מסמך חדש״ ובוחרים ״חשבונית מס / קבלה״.
- בוחרים לקוח ומוסיפים את שורות העסקה.
- בוחרים איך התקבל התשלום. כשהתשלום מפוצל מוסיפים שורה לכל אמצעי.
- מפיקים. המסמך ממוספר בסדרה משלו, נחתם ונשלח ללקוח.
להרחבה: הפקת חשבוניות ב-BillOS.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
מתי עדיף חשבונית מס קבלה ומתי שני מסמכים נפרדים?
כשהלקוח משלם את מלוא הסכום בזמן העסקה, מסמך אחד מספיק. כשהתשלום מגיע מאוחר יותר או בחלקים, מוציאים חשבונית מס, וקבלה על כל תשלום שמתקבל.
האם עוסק פטור מוציא חשבונית מס קבלה?
לא. עוסק פטור אינו מוציא חשבוניות מס מכל סוג. הוא מוציא קבלה על כל תשלום שהוא מקבל.
האם לקוח עסקי יכול לנכות מע״מ לפי חשבונית מס קבלה?
כן. חשבונית מס קבלה היא חשבונית מס לכל דבר, ולכן הלקוח יכול לנכות לפיה את מס התשומות.
האם חשבונית מס קבלה צריכה מספר הקצאה?
הכלל זהה לחשבונית מס: כשהסכום לפני מע״מ עולה על 5,000 ₪ והלקוח הוא עוסק, נדרש מספר הקצאה כדי שהלקוח יוכל לנכות את המע״מ.
איך מפצלים תשלום בין כמה אמצעי תשלום?
מוסיפים שורה לכל אמצעי, עם הסכום שהתקבל בו. סך השורות צריך להיות שווה לסכום החשבונית. לדוגמה, 2,124 ₪ יכולים להיות 1,000 ₪ במזומן ו-1,124 ₪ באשראי.
מה עושים כשהלקוח משלם רק חלק מהסכום?
מוציאים חשבונית מס על העסקה, וקבלה על כל תשלום שמתקבל. חשבונית מס קבלה מתאימה לתשלום מלא.
האם צריך להוציא קבלה אחרי חשבונית מס קבלה?
לא. חשבונית מס קבלה כבר מתעדת את התשלום. קבלה נוספת על אותו תשלום תרשום אותו פעמיים.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם