חשבונית דיגיטלית: מה החוק דורש ואיך מפיקים אותה
חשבונית דיגיטלית נשלחת ללקוח במייל או בקישור, בלי נייר. כדי שהיא תהיה תקינה, הוראות ניהול הספרים קובעות כמה תנאים. הנה הם, בשפה פשוטה.
מה זה חשבונית דיגיטלית
חשבונית דיגיטלית היא חשבונית שמופקת בתוכנה ונשלחת ללקוח כקובץ, בלי הדפסה ובלי משלוח בדואר. בהוראות ניהול הספרים של מס הכנסה היא נקראת ״מסמך ממוחשב״: מסמך שנוצר, נשלח, נקלט ונשמר באמצעים ממוחשבים, וחתום בחתימה אלקטרונית.
ההוראות מאפשרות לשלוח כך קבלות, חשבוניות, הודעות זיכוי וחשבוניות מס.
מה נדרש כדי שהיא תהיה תקינה
- חתימה אלקטרונית. המסמך חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או מאובטחת של מי שהפיק אותו.
- הסימון ״מסמך ממוחשב״. המילים מופיעות על המסמך בצורה בולטת.
- הפקה מתוך התוכנה. המסמך מופק אוטומטית מהנתונים שנרשמו בספרים, בלי הקלדה נוספת.
- הסכמת הלקוח. הלקוח הסכים מראש לקבל מסמכים ממוחשבים, וההסכמה נשמרת.
- מקור והעתק. עותק אחד מסומן ״מקור״, והשאר ״העתק״.
- שמירה. המסמך נשמר בקובץ החתום, באמצעי אחסון ממוחשב.
ההוראות כוללות תנאים נוספים, ובהם הודעה לפקיד השומה לפני משלוח המסמך הממוחשב הראשון, ותנאים לגבי אמצעי התשלום כשהחתימה היא חתימה מאובטחת. כדאי לעבור עליהם פעם אחת עם רואה החשבון.
היתרונות של חשבונית דיגיטלית
- מהירות. הלקוח מקבל את החשבונית דקה אחרי שהופקה.
- סדר. כל המסמכים שמורים במקום אחד, ואפשר למצוא כל אחד מהם בחיפוש.
- אמינות. החתימה האלקטרונית מראה שהמסמך לא שונה מאז שהופק.
- חיסכון. אין פנקסים, אין הדפסות ואין דואר.
כמה זמן שומרים את המסמכים
את מערכת החשבונות שומרים שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר. מסמך ממוחשב נשמר עם החתימה האלקטרונית שבה נחתם. האחריות לשמירה היא של העסק, ולכן כדאי לגבות ולייצא את הנתונים מעת לעת.
תוכנה רשומה במרשם התוכנות
רשות המסים מנהלת מרשם של תוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת. מי שמפתח תוכנה כזו לשימושם של אחרים נדרש לרשום אותה במרשם. תעודת הרישום אינה אישור של הרשות לנכונות התוכנה. BillOS רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, תעודה 269101.
PDF רגיל מול מסמך ממוחשב
לא כל קובץ שמצורף למייל הוא חשבונית דיגיטלית תקינה. ההבדל הוא במה שמאחורי הקובץ:
| PDF שנוצר ידנית | מסמך ממוחשב | |
|---|---|---|
| מקור | מסמך בוורד או באקסל שהומר ל-PDF | מופק מהנתונים שנרשמו בספרים |
| חתימה | אין, או תמונה של חתימה | חתימה אלקטרונית שאפשר לאמת |
| מספור | ידני, עם סיכון לפערים ולכפילויות | רציף ואוטומטי |
| שינוי לאחר ההפקה | אפשרי, בלי שנשאר זכר | החתימה מראה אם המסמך שונה |
| מקור והעתק | אין הבחנה | המקור נמסר פעם אחת, והשאר מסומנים העתק |
איך שולחים: מייל, וואטסאפ או קישור
- מייל. הערוץ הרשמי ביותר. הלקוח מקבל קובץ וקישור, וההודעה נשמרת אצלו ואצלך.
- וואטסאפ. נוח כשהלקוח כבר מדבר איתך שם. שולחים קישור למסמך או את הקובץ, והלקוח פותח אותו בלחיצה.
- קישור. אפשר להדביק בכל הודעה. מי שפותח אותו מקבל את המסמך החתום, ואין צורך בהתקנה או בהרשמה.
בכל הערוצים המסמך זהה. מה שמשתנה הוא רק הדרך שבה הלקוח מקבל אותו.
איך בודקים שחשבונית שקיבלת חתומה
קוראי PDF נפוצים מציגים לוח חתימות שבו אפשר לראות מי חתם על המסמך ואם הוא שונה מאז. אם החשבונית נשלחה כצילום מסך או כתמונה, אין בה חתימה לבדוק, וכדאי לבקש מהשולח מסמך מקורי.
ארבע טעויות נפוצות
- שליחת צילום מסך או תמונה. זה אינו מסמך ממוחשב חתום.
- עריכת PDF. כל שינוי מבטל את החתימה, והמסמך אינו מהימן. מתקנים בהודעת זיכוי.
- שליחה בלי הסכמת הלקוח. ההסכמה לקבלת מסמכים ממוחשבים נרשמת מראש, ורק אחריה שולחים.
- שליחת ״מקור״ יותר מפעם אחת. שליחה חוזרת יוצאת כהעתק, כדי שלא יהיו שני מקורות.
מקצה לקצה: חשבונית דיגיטלית בשלוש דקות
מעצב סיים פרויקט ורוצה לחייב. כך נראה התהליך כשהכול דיגיטלי:
- דקה ראשונה. פותחים מסמך חדש, בוחרים את הלקוח מהרשימה ומוסיפים שורה עם תיאור ומחיר.
- דקה שנייה. בודקים בתצוגה המקדימה שהפרטים והסכומים נכונים, ומפיקים. המסמך מקבל מספר, חתימה וסימון ״מקור״.
- דקה שלישית. שולחים ללקוח בוואטסאפ או במייל. הלקוח פותח את הקישור, והחשבונית כבר אצלו.
אין הדפסה, אין סריקה ואין דואר, והעסק נשאר עם עותק חתום ושמור.
לתת לרואה החשבון גישה במקום לשלוח קבצים
במקום לשלוח לרואה החשבון חשבוניות במייל כל חודש, אפשר לתת לו גישה לקריאה למסמכים ולהוצאות. הוא רואה הכול בזמן אמת, מוריד את מה שהוא צריך, ולא מחכה לקבצים. ב-BillOS הגישה ניתנת מהגדרות ״גישה ושיתוף״, בתפקיד של רואה חשבון, ואפשר לבטל אותה בכל עת.
גיבוי ושמירה: תוכנית פשוטה
החובה לשמור את המסמכים היא של העסק, גם כשהתוכנה מאחסנת אותם. תוכנית פשוטה שמכסה את הצורך:
- אחת לתקופה מייצאים את המסמכים והדוחות של התקופה לקובץ ושומרים אותו במקום נפרד.
- בסוף כל שנת מס מייצאים את הקבצים המלאים שרואה החשבון צריך לדיווח.
- לפני מעבר בין תוכנות מייצאים הכול, כולל המסמכים החתומים עצמם.
מה קורה כשהלקוח מבקש מסמך מודפס
לקוח שמבקש נייר מקבל אותו. מדפיסים את המסמך החתום ללקוח מהקובץ, והעותק שהופק מחדש מסומן ״העתק״. אין צורך להפיק מסמך חדש, ובספרים נשאר רק המקור.
מילון: המונחים שמקיפים חשבונית דיגיטלית
| מונח | מה זה |
|---|---|
| מסמך ממוחשב | השם הרשמי של חשבונית דיגיטלית בהוראות ניהול הספרים. |
| חתימה אלקטרונית | חתימה על הקובץ שמוכיחה מי הפיק אותו ושהוא לא שונה מאז. |
| מקור והעתק | המקור נמסר פעם אחת, וכל הפקה נוספת מסומנת העתק. |
| הסכמת הלקוח | אישור מוקדם של הלקוח לקבל מסמכים ממוחשבים מהעסק. |
| מרשם התוכנות | רשימה שמנהלת רשות המסים של תוכנות הנהלת חשבונות שנרשמו אצלה. |
| מבנה אחיד | פורמט קבצים שבו תוכנות הנהלת חשבונות מייצאות נתונים לרשות המסים לבקשתה. |
חמש שאלות לספק התוכנה לפני שמתחילים
- האם התוכנה רשומה במרשם התוכנות של רשות המסים, ומהו מספר התעודה?
- האם כל מסמך נחתם בחתימה אלקטרונית כברירת מחדל?
- האם המספור רציף ואוטומטי, ואי אפשר למחוק או לערוך מסמך שהופק?
- האם אפשר לייצא את כל המסמכים והנתונים, כולל קובץ מבנה אחיד, אם נעבור תוכנה?
- איפה הנתונים שמורים, ומה קורה להם אם מפסיקים לשלם?
מי שמקבל תשובות ברורות לחמש השאלות האלה יודע שהחשבוניות שלו יעמדו גם בבדיקה, וגם במעבר עתידי לתוכנה אחרת.
מה זה נותן לרואה החשבון
רואה חשבון שמקבל מסמכים ממוחשבים מסודרים חוסך שעות עבודה בסוף כל תקופה. הוא רואה את כל המסמכים במקום אחד, בלי לחפש במיילים או בתיקיות, בודק שהמספור רציף, וקורא את הסכומים ישירות מהמסמך החתום ולא מצילום או מהקלדה. הוא גם יכול להוריד את הדוחות התקופתיים ואת קבצי הייצוא שהוא צריך, ולכן ההתכתבות מצטמצמת לשאלות אמיתיות ולא לבקשות לשלוח עוד קובץ.
טעות נפוצה אחת בסיום
עסקים רבים שולחים חשבונית דיגיטלית ושוכחים לבדוק שהיא הגיעה. הודעה קצרה אחרי השליחה, ״קיבלת את החשבונית?״, חוסכת שבועות של ציפייה לתשלום שהמסמך שלו נתקע בתיבת ספאם.
איך מפיקים ושולחים חשבונית דיגיטלית ב-BillOS
- מפיקים את המסמך כרגיל. הוא מקבל מספר עוקב, חתימה דיגיטלית וסימון ״מקור״.
- לוחצים ״שליחה ללקוח״ ובוחרים ערוץ: מייל, וואטסאפ או קישור.
- הלקוח מקבל את המסמך, ואפשר להוריד אותו כ-PDF בכל עת.
- הפקה חוזרת של אותו מסמך מסומנת ״העתק״.
להרחבה: הפקת חשבונית מס אונליין.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
האם חשבונית דיגיטלית חוקית?
כן. הוראות ניהול הספרים מאפשרות לשלוח קבלה, חשבונית, הודעת זיכוי וחשבונית מס כמסמך ממוחשב, כשמתקיימים התנאים שנקבעו בהן.
האם צריך את הסכמת הלקוח?
כן. מסמך ממוחשב נשלח רק למי שהסכים, בכתב או באופן ממוחשב, לקבל מסמכים כאלה מאותו שולח. את ההסכמה שומרים כחלק ממערכת החשבונות.
האם אפשר פשוט לשלוח PDF במייל?
קובץ PDF רגיל אינו מספיק. המסמך צריך להיות חתום בחתימה אלקטרונית, מופק ישירות מתוכנת הנהלת החשבונות ומסומן כמסמך ממוחשב.
מה ההבדל בין מקור להעתק במסמך דיגיטלי?
עותק אחד בלבד מסומן ״מקור״. כל הפקה נוספת של אותו מסמך מסומנת ״העתק״, כדי שלא יהיו שני מקורות לאותה חשבונית.
כמה זמן צריך לשמור חשבוניות?
שבע שנים מתום שנת המס שאליה הן מתייחסות, או שש שנים מיום הגשת הדוח השנתי לאותה שנה, לפי המאוחר.
האם אפשר לשלוח חשבונית דיגיטלית בוואטסאפ?
כן. כשהמסמך חתום ומופק מהתוכנה אפשר לשלוח אותו כקישור או כקובץ בכל ערוץ, וגם בוואטסאפ. הסכמת הלקוח לקבל מסמכים ממוחשבים נדרשת בכל מקרה.
האם הלקוח צריך תוכנה מיוחדת כדי לפתוח חשבונית דיגיטלית?
לא. המסמך נפתח בכל קורא PDF, ובקישור הוא נפתח ישירות בדפדפן.
מה עושים כשהלקוח לא הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים?
לא שולחים לו מסמך ממוחשב. אפשר לבקש ממנו הסכמה, בכתב או באופן ממוחשב, ורק אחריה לשלוח.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם