חשבונית עסקה, חשבון עסקה ודרישת תשלום
כשרוצים לבקש תשלום לפני שמוציאים חשבונית מס שולחים חשבונית עסקה. כאן מוסבר מה המעמד שלה, מה ההבדל בינה לבין חשבונית מס ומה קורה אחרי שהלקוח משלם.
מה זה חשבונית עסקה
חשבונית עסקה היא מסמך שמפרט עסקה ואת הסכום לתשלום, בלי להיות חשבונית מס. חוק מע״מ קובע שעוסק מוציא ללקוח חשבונית עסקה על כל עסקה, ושעוסק מורשה רשאי להוציא במקומה חשבונית מס.
בפועל משתמשים בחשבונית עסקה בעיקר כדי לבקש תשלום: העבודה הסתיימה, שולחים ללקוח מסמך מסודר עם הסכום, וכשהכסף מגיע מוציאים חשבונית מס.
חשבונית עסקה, חשבון עסקה, דרישת תשלום, פרופורמה
ארבעה שמות שמשתמשים בהם לסירוגין, וזה מבלבל. ההבחנה בקצרה:
- חשבונית עסקה היא המונח שמופיע בחוק מע״מ.
- חשבון עסקה, דרישת תשלום ופרופורמה הם שמות נפוצים למסמך שמבקש תשלום. רשות המסים מתייחסת אליו כמסמך מקדים, שאינו חלק מהוראות ניהול הספרים.
המשותף לכולם: אף אחד מהם אינו חשבונית מס, ולקוח עסקי אינו יכול לנכות לפיהם מע״מ.
למה לא להוציא חשבונית מס מיד
במתן שירותים מועד החיוב במע״מ הוא בדרך כלל קבלת התשלום. מי שמוציא חשבונית מס לפני שקיבל את הכסף עלול לשלם את המע״מ מכיסו ולחכות ללקוח. דרישת תשלום פותרת את זה: הלקוח מקבל מסמך ברור לשלם לפיו, והחשבונית יוצאת כשהתשלום מתקבל.
מה קורה אחרי שהלקוח משלם
- עוסק מורשה וחברהמוציאים חשבונית מס וקבלה, או מסמך אחד: חשבונית מס קבלה. המועד: בתוך 14 יום ממועד החיוב במס.
- עוסק פטורמוציא קבלה על התשלום. הוא אינו מוציא חשבונית מס.
השוואה בין המסמכים
| חשבונית עסקה | חשבונית מס | קבלה | |
|---|---|---|---|
| המטרה | פירוט העסקה ובקשת תשלום | תיעוד העסקה והמע״מ | אישור שהתשלום התקבל |
| ניכוי מע״מ ללקוח | לא | כן | לא |
| עוסק פטור | מוציא | אינו מוציא | מוציא |
| מספר הקצאה | לא רלוונטי | מעל 5,000 ₪ לפני מע״מ | לא רלוונטי |
דוגמה: מדרישת תשלום לחשבונית מס קבלה
אדריכל, עוסק מורשה, סיים תכנית עבודה בעלות 11,800 ₪ כולל מע״מ (10,000 ₪ ועוד 1,800 ₪ מע״מ). כך נראים המסמכים לאורך הדרך:
| שלב | המסמך | מה הוא מתעד |
|---|---|---|
| 1. העבודה הסתיימה | חשבונית עסקה על 11,800 ₪ | דרישה לתשלום. המע״מ עוד לא נרשם כהכנסה |
| 2. הלקוח משלם, אחרי 20 יום | חשבונית מס קבלה על 11,800 ₪ | העסקה, המע״מ והתשלום. הסכום זהה לדרישת התשלום |
| 3. מבחינת הלקוח | חשבונית המס קבלה | המסמך שלפיו הוא מנכה מע״מ של 1,800 ₪, וכשהסכום מעל 5,000 ₪ לפני מע״מ, גם עם מספר הקצאה |
אם הלקוח היה משלם בשני חלקים, חשבונית העסקה הייתה נשארת כפי שהיא, ובסוף היו מוציאים חשבונית מס וקבלה על כל תשלום. חשבונית העסקה לא מתבטלת כשמוציאים אחריה חשבונית מס. היא פשוט נסגרת.
איך עוקבים אחרי חשבוניות עסקה פתוחות
דרישת תשלום שנשלחה ולא שולמה היא חוב פתוח. כדאי לבדוק אותן בקביעות:
- גיל החוב. חוב בן 10 ימים שונה מחוב בן 70 יום.
- תזכורת ללקוח. הודעה קצרה עם המסמך מצורף לרוב מספיקה.
- סגירה אחרי תשלום. כשהכסף מגיע, מקשרים את התשלום לדרישה, כדי שהיא לא תישאר פתוחה בטעות.
חמש טעויות נפוצות
- לשלוח חשבונית עסקה כאילו היא חשבונית מס. לקוח עסקי יצפה לנכות מע״מ, ולא יוכל.
- להוציא חשבונית עסקה ואחריה חשבונית מס על סכום אחר. הסכומים צריכים להתאים, אלא אם ההזמנה השתנתה.
- לא לסגור את דרישת התשלום. היא נשארת ברשימה ונראית כחוב שלא שולם.
- לנסות לזכות חשבונית עסקה. היא אינה מסמך מס, ולכן מחליפים אותה במסמך חדש.
- להוציא חשבונית עסקה לבדה ולהניח שזה מספיק. אחרי שהתשלום מתקבל חובה להוציא חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה.
חשבונית עסקה או הצעת מחיר: מה ההבדל
| הצעת מחיר | חשבונית עסקה | |
|---|---|---|
| מתי | לפני העבודה | אחרי שהעבודה בוצעה, או כשמבקשים תשלום |
| מה היא אומרת | ״זה מה שאני מציע ובכמה״ | ״זה מה שבוצע וזה מה שמגיע לי״ |
| האם הלקוח צריך לאשר | כן | לא, הוא כבר אישר את העסקה |
| מה אחריה | עבודה, ואז חשבונית עסקה או חשבונית מס | תשלום, ואז חשבונית מס, קבלה או חשבונית מס קבלה |
במילים אחרות, הצעת מחיר מתחילה את העסקה, וחשבונית עסקה מבקשת את התשלום עליה. פרטים על הצעות במדריך על הצעת מחיר.
איך מנסחים הודעה ללקוח עם דרישת תשלום
המסמך עצמו אומר את העיקר, והודעת הליווי קצרה וברורה. שלוש דוגמאות:
- רגילה: ״שלום דנה, העבודה הסתיימה. מצורפת דרישת תשלום על 5,900 ₪, לתשלום עד סוף החודש. תודה!״
- תזכורת: ״שלום דנה, תזכורת ידידותית לדרישת התשלום מה-3.10. אם שולם, אפשר להתעלם.״
- אחרי התשלום: ״תודה על התשלום, מצורפת חשבונית מס קבלה.״
מתי לא צריך חשבונית עסקה
- כשהלקוח משלם במקום, מפיקים חשבונית מס קבלה, או קבלה אם העוסק פטור.
- בעסקה קטנה ומיידית, שבה דרישת תשלום רק מוסיפה שלב מיותר.
- כשהלקוח כבר שילם מראש, ואז מתעדים את התשלום ולא מבקשים אותו.
מעקב אחרי כמה דרישות תשלום פתוחות
עסק עם כמה לקוחות עוקב אחרי החובות לפי גיל. דוגמה לארבע דרישות פתוחות באמצע החודש:
| לקוח | סכום | גיל | הפעולה |
|---|---|---|---|
| לקוח א׳ | 3,540 ₪ | 8 ימים | אין מה לעשות, עוד בטווח התשלום |
| לקוח ב׳ | 11,800 ₪ | 27 ימים | תזכורת ידידותית |
| לקוח ג׳ | 2,360 ₪ | 45 ימים | שיחה, ובדיקה אם הייתה בעיה בעבודה |
| לקוח ד׳ | 5,900 ₪ | 75 ימים | דרישה בכתב, ושיחה עם רואה החשבון על המשך הטיפול |
סך החוב הפתוח הוא 23,600 ₪, אבל רק הלקוחות השלישי והרביעי דורשים טיפול. את מה שעוד בטווח אפשר להשאיר כמו שהוא. ברשימת הגבייה החובות מחולקים לטווחי גיל: עד 30 יום, 31 עד 60, 61 עד 90 ומעל 90, כך שקל לראות איפה להתחיל.
איך נראית חשבונית עסקה
שימו לב להערה בתחתית: מקובל לציין במסמך כזה שהוא אינו חשבונית מס, כדי שהלקוח לא יטעה לנכות לפיו מע״מ. חשבונית המס תגיע כשהתשלום יתקבל.
שלוש שאלות שלקוחות שואלים על דרישת תשלום
- ״זו חשבונית?״ לא. זו דרישת תשלום, והחשבונית תישלח אחרי שתשלמו.
- ״אפשר לנכות מע״מ לפיה?״ לא. הניכוי נעשה לפי חשבונית המס, שתגיע אחרי התשלום.
- ״למי להעביר את הכסף?״ בדרישה כתובים פרטי העסק ואמצעי התשלום, כדי שאפשר יהיה לשלם בלי לשאול.
הסבר קצר וחד, שנשלח יחד עם המסמך, מונע שיחת טלפון וחוסך זמן לשני הצדדים. מי שעונה על השאלות האלה מראש מקבל תשלום מהר יותר.
איך מפיקים חשבונית עסקה ב-BillOS
- לוחצים ״מסמך חדש״ ובוחרים ״חשבונית עסקה״.
- ממלאים לקוח ושורות. המע״מ שייכלל בחשבונית המס מוצג כבר עכשיו.
- מפיקים ושולחים. החשבונית ממוספרת בסדרה שלה.
- בגבייה היא מופיעה כחוב פתוח, עם גילו.
- כשהתשלום מגיע, לוחצים ״קבלה״ בשורה. התשלום מקושר לדרישה והיא נסגרת.
להרחבה: הפקת חשבוניות ב-BillOS.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס?
חשבונית עסקה היא דרישת תשלום, וחשבונית מס מתעדת את העסקה ואת המע״מ שבה. רק לפי חשבונית מס לקוח עסקי מנכה את המע״מ ששילם. עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס במקום חשבונית עסקה, וחייב לעשות זאת כשהלקוח דורש.
האם חשבון עסקה ודרישת תשלום הם אותו דבר?
בשימוש היומיומי כן: מסמך ששולחים ללקוח כדי לבקש תשלום, לפעמים בשם פרופורמה. מסמך כזה אינו חשבונית מס, ואחרי התשלום מוציאים חשבונית מס או חשבונית מס קבלה.
האם משלמים מע״מ על חשבונית עסקה?
החיוב במע״מ נקבע לפי מועד החיוב במס של העסקה, ולא לפי המסמך שנשלח. בשירותים מועד החיוב הוא בדרך כלל קבלת התשלום, ואז מוציאים חשבונית מס.
האם חשבונית עסקה צריכה מספר הקצאה?
לא. מספר הקצאה רלוונטי לחשבוניות מס בלבד.
מה עושים אם הלקוח לא שילם?
חשבונית עסקה שלא שולמה אינה מתוקנת בהודעת זיכוי. ב-BillOS אפשר לבטל אותה, והיא מסומנת כמבוטלת ואינה מופיעה עוד כחוב פתוח.
האם חשבונית עסקה נספרת כהכנסה?
לא. היא מסמך מקדים. ההכנסה והמע״מ נרשמים כשמוציאים חשבונית מס או חשבונית מס קבלה.
מה עושים עם חשבונית עסקה אחרי שהלקוח שילם?
מוציאים חשבונית מס קבלה, או חשבונית מס וקבלה. עוסק פטור מוציא קבלה. ב-BillOS מקשרים את התשלום לדרישה והיא נסגרת.
מי רשאי להפיק חשבונית עסקה?
כל עוסק: עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה. חשבונית עסקה היא דרישת תשלום ואינה חשבונית מס, ולכן גם עוסק פטור, שאינו מוציא חשבוניות מס, יכול להוציא אותה. אחרי שהלקוח משלם מוציאים קבלה, ועוסק מורשה מוציא חשבונית מס או חשבונית מס קבלה.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם