תעודת משלוח: מי חייב להוציא ומה כותבים בה
תעודת משלוח מלווה סחורה שיוצאת מהעסק. היא אינה חשבונית ואינה דורשת תשלום, אבל בחלק מהעסקים החוק מחייב אותה. כאן מוסבר מי, מתי ומה כותבים בה.
מה זה תעודת משלוח
תעודת משלוח היא מסמך שנשלח עם סחורה שיוצאת מהעסק. היא עונה על שלוש שאלות: מה נשלח, כמה, ולמי. היא אינה חשבונית מס, אינה מבקשת תשלום ואינה נרשמת כהכנסה. לקוח עסקי אינו יכול לנכות לפיה מע״מ.
מה שהיא כן נותנת: הוכחה שהסחורה יצאה ושהלקוח קיבל אותה. כשיש מחלוקת על כמות או על מועד, זה המסמך שמסתכלים עליו.
מי חייב להוציא תעודת משלוח
החובה תלויה בסוג העסק. בהוראות ניהול הספרים תעודת משלוח נערכת לכל משלוח של סחורה שהיא מלאי של העסק, אלא אם נערכה חשבונית באותו מועד. בפועל היא מופיעה ברשימת המסמכים החובה של יצרנים, סיטונאים וחקלאים, בתנאי שלא הוצאה חשבונית בשלב המשלוח.
- עסק שמוכר סחורה ושולח אותה בנפרד מהחשבונית: סביר שתעודת משלוח רלוונטית לו.
- עסק שנותן שירות בלבד, כמו מדביר, מעצב או יועץ: אין סחורה שיוצאת כמלאי, ולכן בדרך כלל אין תעודת משלוח.
- כשהחשבונית מוצאת בשעת המשלוח: אפשר לוותר על תעודה נפרדת, כי החשבונית כבר מתעדת את מה שנשלח.
זה מידע כללי. אם אתם לא בטוחים אם התעודה חלה עליכם, שאלו את רואה החשבון.
מה חייב להופיע בתעודת משלוח
- פרטי העסקשם העסק ומספר העוסק, מספר הח.פ או מספר הזהות.
- תאריך המשלוחהיום שבו הסחורה יצאה.
- פרטי הלקוחשם הלקוח, ומענו אם ידוע.
- תיאור הסחורהמה נשלח. לסחורה מסוימת נדרשים גם שם היצרן והמספר הסידורי שעל המוצר.
- יחידת מידה וכמותלמשל 12 יחידות, 3 קרטונים או 40 ק״ג.
- חתימהשל העסק או של מי שפועל מטעמו.
מחיר אינו חובה. תעודה בלי סכומים היא תעודה תקינה, ואפשר להוסיף מחיר כשהלקוח מבקש.
דוגמה לתעודת משלוח
תבנית תעודת משלוח להורדה
צריכים תעודה עכשיו? בתבנית תעודת המשלוח החינמית ממלאים פרטי עסק, לקוח וסחורה, ומדפיסים או שומרים כ-PDF, עם שורות חתימה למוסר ולמקבל. אין בה עמודת מחיר, כי מחיר אינו חובה בתעודה.
תעודת משלוח וחשבונית
אחרי המשלוח מוציאים חשבונית. החשבונית צריכה לשאת את מספר תעודת המשלוח ואת תאריכה, כדי שרואה החשבון והלקוח יוכלו לחבר ביניהן. כשחשבונית אחת מסכמת כמה משלוחים, היא מציינת את כולם.
המועד של החשבונית נקבע לפי חוק מע״מ ולא לפי מועד התעודה, ולכן אפשר להוציא תעודת משלוח בשעת המשלוח ולהוציא את חשבונית המס אחר כך. ב-BillOS חשבונית יכולה לסגור כמה תעודות משלוח, ושורותיהן נמשכות אליה.
תעודת משלוח מול חשבונית עסקה וחשבונית מס
| תעודת משלוח | חשבונית עסקה | חשבונית מס | |
|---|---|---|---|
| המטרה | לתעד סחורה שנשלחה | לבקש תשלום | לתעד את העסקה והמע״מ |
| ניכוי מע״מ ללקוח | לא | לא | כן |
| נרשמת כהכנסה | לא | לא | כן |
| מחיר | לא חובה | כן | כן |
על חשבונית העסקה יש מדריך נפרד.
שתי סדרות מספור
תעודות משלוח של סחורה שטרם נמכרה, למשל סחורה שמועברת לסוכן או לחנות, ממוספרות בסדרה עוקבת נפרדת מהתעודות של סחורה שנמכרה. בכל סדרה המספרים רצים ברצף בלי פערים. ב-BillOS לסדרה הנפרדת יש טווח מספרים משלה, כדי שהמספרים לא יתערבבו.
תעודת החזרה
כשהלקוח מחזיר סחורה מוציאים תעודת החזרה. היא מפנה לתעודת המשלוח המקורית, ומתעדת שהסחורה חזרה לעסק. גם היא אינה מסמך מס.
אם הלקוח מקבל כסף בחזרה, ההחזר הכספי אינו נרשם בתעודת ההחזרה. מתקנים אותו בחשבונית זיכוי, וההסבר במדריך על חשבונית זיכוי.
עותק מודפס למוביל
בחלק מהעסקים, כמו יצרנים וסיטונאים, ההוראות מחייבות למסור למוביל עותק של התעודה שאינו מסמך ממוחשב. אם הסחורה שלכם מובלת, בדקו עם רואה החשבון אם החובה חלה עליכם, והדפיסו עותק לפי הצורך.
איך מפיקים תעודת משלוח ב-BillOS
- לוחצים ״מסמך חדש״ ובוחרים ״תעודת משלוח״.
- בוחרים לקוח, ואם קיימת הזמנה, מבססים עליה את התעודה.
- מוסיפים שורות: תיאור, יחידת מידה וכמות. מחיר אפשר להשאיר ריק.
- מפיקים. התעודה ממוספרת ברצף משלה, ובה שורות חתימה למוסר ולמקבל.
- כשמוציאים את החשבונית, בוחרים את התעודות שהיא סוגרת, והשורות נמשכות אליה.
להרחבה: תעודת משלוח, הזמנה והזמנת רכש ב-BillOS.
המדריך נכתב כמידע כללי ואינו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. הכללים מתעדכנים מעת לעת; במקרה ספציפי כדאי לבדוק מול רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות נפוצות
איפה מורידים תעודת משלוח בחינם, ב-PDF או בוורד?
בתבנית תעודת המשלוח החינמית ממלאים את הפרטים ומורידים PDF או מדפיסים, בלי הרשמה. התבנית אינה יוצרת קובץ וורד. אם צריך עריכה, אפשר להעתיק את הטקסט למסמך חדש.
האם אפשר להוציא תעודת משלוח דיגיטלית?
אפשר להפיק אותה במערכת ולשלוח את הקובץ, אבל חלק מהעסקים חייבים למסור למוביל עותק מודפס שאינו מסמך ממוחשב. אם הסחורה שלכם מובלת, בדקו עם רואה החשבון מה חל עליכם.
מה זה תעודת משלוח?
מסמך שמלווה סחורה שיוצאת מהעסק ללקוח ומפרט מה נשלח ובאיזו כמות. היא מתעדת את המשלוח, אבל אינה חשבונית מס, אינה דרישת תשלום ואינה מזכה בניכוי מע״מ.
האם חייבים להוציא תעודת משלוח?
תלוי בסוג העסק. הוראות ניהול הספרים מחייבות אותה, כשלא נערכה חשבונית בשעת המשלוח, אצל יצרנים, סיטונאים וחקלאים. עסק שנותן שירות בלבד בדרך כלל אינו חייב. כדאי לאשר עם רואה החשבון מה חל עליכם.
מה צריך להיות כתוב בתעודת משלוח?
שם העסק ומספר העוסק או הח.פ, תאריך המשלוח, שם הלקוח ומענו אם ידוע, תיאור הסחורה, יחידת מידה וכמות, וחתימה. לסחורה מסוימת נדרשים גם שם היצרן והמספר הסידורי.
האם צריך לכתוב מחיר בתעודת משלוח?
לא. ההוראות אינן דורשות מחיר בתעודת משלוח. אפשר להוסיף אותו, ואפשר להשאיר אותה בלי סכומים בכלל.
מה ההבדל בין תעודת משלוח לחשבונית?
תעודת משלוח מתעדת שסחורה נשלחה. חשבונית מס מתעדת את העסקה ואת המע״מ שבה, ורק לפיה לקוח עסקי מנכה מע״מ. אחרי התעודה מוציאים חשבונית, והיא מציינת את מספר התעודה.
מה זה סדרה נפרדת לסחורה שטרם נמכרה?
תעודות משלוח שמלוות סחורה שטרם נמכרה, למשל סחורה שעוברת לסוכן או לחנות, ממוספרות בסדרה עוקבת נפרדת מתעודות המשלוח של סחורה שנמכרה. ב-BillOS הסדרה הזאת מתחילה במספר משלה.
מה עושים כשלקוח מחזיר סחורה?
מוציאים תעודת החזרה שמפנה לתעודת המשלוח המקורית. אם הלקוח מקבל כסף בחזרה, ההחזר הכספי מתועד בחשבונית זיכוי ולא בתעודת ההחזרה.
פחות ניירת. יותר עסק.
מפיקים חשבוניות, קבלות והצעות מחיר במקום אחד. 5 מסמכים בחודש בחינם, בלי כרטיס אשראי ובלי התחייבות.
מתחילים בחינם