מדיניות זו מסבירה איזה מידע נאסף בשירות BillOS ("השירות"), המופעל על ידי פינגו קריאייטיב ("אנחנו"), לאילו מטרות, עם מי הוא משותף, כמה זמן הוא נשמר ומהן זכויותיך. היא חלה על האתר, על ממשק הניהול בדפדפן, על האפליקציות לטלפון ולטאבלט ועל הממשק התכנותי (API).
המדיניות היא חלק בלתי נפרד מתנאי השימוש. השימוש בשירות מהווה הסכמה לה. אם אינך מסכים לה, אנא הימנע משימוש בשירות.
המדיניות מנוסחת בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד ופונה לכל המגדרים.
ההבחנה הזו קובעת מי אחראי למה, ולכן היא באה לפני כל השאר:
| סוג המידע | מה הוא כולל | מאין הוא מגיע |
|---|---|---|
| פרטי חשבון | שם, כתובת דוא"ל, מזהה חשבון אצל ספק ההתחברות, ומספר טלפון אם מסרת. | מספק ההתחברות שבחרת (Google או Apple) וממך. |
| פרטי העסק | שם העסק, מספר עוסק או ח.פ, סוג העוסק, כתובת, פרטי קשר, לוגו, חתימה ועיצוב המסמכים. | ממך. |
| נתוני הספרים | מסמכים שהפקת ותוכנם, טיוטות, הצעות מחיר, פרטי הלקוח או הספק, שורות, סכומים, אמצעי תשלום, רישומי הוצאות וקבצים שהעלית (קבלות, אישורים ותעודות של העסק). | ממך, ממי שהענקת לו גישה ומאפליקציות שחיברת. |
| פרטי חיוב | המסלול, מועדי החיוב, סכומים, פרט מזהה חלקי של אמצעי התשלום ומזהה שמנפיק ספק הסליקה. | ממך ומספק הסליקה. |
| נתוני שימוש ואבטחה | רישומי גישה ופעולות, כתובת IP, סוג המכשיר והדפדפן, מזהי בקשות ונתוני תקלות. | נאסף אוטומטית בעת השימוש. |
| פניות | תוכן הפנייה לתמיכה, קבצים שצירפת וההתכתבות שבעקבותיה. | ממך. |
האפליקציה מבקשת גישה למצלמה או לתמונות רק כאשר אתה בוחר לצלם או להעלות קבלה, ורק לקובץ שבחרת. אפשר להשתמש בשירות גם בלי להעניק הרשאות אלה, בהקלדה ידנית.
בממשק הניהול בדפדפן (dash.billos.co.il) אנו מודדים באילו מסכים השתמשת, אילו פעולות ביצעת (למשל הפקת מסמך, יצירת הצעת מחיר או רישום הוצאה) ואילו תקלות אירעו, כדי לדעת מה עובד ומה צריך לתקן. האירועים עצמם נושאים עובדות בלבד: סוג המסמך, משך הבקשה וקוד התקלה. בנוסף אנו מקליטים את המסך במהלך השימוש בממשק הניהול, כפי שהוא מוצג לך, ובכלל זה המסמכים, פרטי הלקוחות והספקים והסכומים שעל המסך; שדות סיסמה אינם מוקלטים. ההקלטות נשמרות אצל ספק מדידת השימוש בארצות הברית עד 30 יום ואז נמחקות, וצופים בהן רק אנשי הצוות שלנו, כדי לאתר תקלות ולהבין היכן השירות אינו ברור. המדידה וההקלטה מזוהות עם החשבון שלך כדי שנוכל לסייע כשתפנה אלינו. אפשר לכבות את שתיהן בכל עת בתפריט העסק, בשורה "שיפור המוצר"; ההגדרה נשמרת בדפדפן שבו כיבית אותה.
האתר וממשק הניהול משתמשים באחסון מקומי בדפדפן הנחוץ לתפעול: שמירת ההתחברות, העסק שנבחר והעדפות תצוגה, ובממשק הניהול גם מזהה למדידת השימוש שתוארה לעיל. איננו משתמשים בעוגיות פרסום.
איננו מוכרים מידע, איננו מעבירים אותו למפרסמים ואיננו משתמשים בתוכן הספרים שלך לצורכי שיווק.
הודעות תפעוליות נשלחות לכל בעל חשבון. דיוור שיווקי, אם יישלח, יישלח בהתאם לדין, ובכל הודעה כזו תהיה דרך להסיר את עצמך מהרשימה.
אנו מעבדים מידע על בסיס אחד או יותר מאלה: ביצוע ההסכם שבינינו; קיום חובה שבדין; הסכמתך, במקום שבו היא נדרשת; והאינטרס הלגיטימי שלנו באבטחת השירות, במניעת שימוש לרעה ובשיפורו.
לא חלה עליך חובה חוקית למסור את המידע. מסירתו תלויה ברצונך ובהסכמתך, אך בלי פרטי החשבון ופרטי העסק לא ניתן להפעיל את השירות.
המידע אינו נמסר לצד שלישי, אלא במקרים הבאים:
אנו נעזרים בספקים המעבדים מידע עבורנו בלבד, לפי הוראותינו ותחת התחייבות לסודיות ולאבטחה. הם פועלים בתחומים אלה: אירוח ותשתית ענן; אחסון קבצים וגיבוי; משלוח דוא"ל והודעות; סליקת תשלומים; ניטור תקלות, מדידת שימוש והקלטת מסך; ושירות בינה מלאכותית לקריאת קבצים, כמפורט בסעיף 9. רשימת הספקים העדכנית תימסר לבעל חשבון לפי בקשה.
כאשר מסמך מחייב מספר הקצאה, פרטי המסמך מועברים למערכת של רשות המסים, לאחר שאישרת את ההרשאה לכך בעצמך. הפלטים הרגולטוריים (כגון קובץ במבנה אחיד) מופקים לבקשתך ונמסרים לך, ואתה שמעביר אותם הלאה.
גורם שהענקת לו גישה לעסק, אפליקציה שחיברת, ונמעני המסמכים שאתה שולח. פירוט בסעיפים 7 ו-8.
נמסור מידע אם נידרש לכך בצו או בדרישה מחייבת של רשות מוסמכת, ובמידה הנחוצה כדי להתגונן מפני תביעה, לאכוף את תנאי השימוש או למנוע נזק ממשי לאדם או לשירות. ככל שהדין מתיר זאת, נודיע לך על דרישה כזו.
במקרה של מיזוג, רכישה או העברת פעילות השירות, המידע עשוי לעבור לגוף שיפעיל את השירות, ובלבד שיקבל על עצמו את הוראות מדיניות זו ביחס למידע שהועבר.
כאשר אתה מעניק גישה לעסק לגורם נוסף (למשל רואה חשבון או מנהל חשבונות), מנפיק מפתח API או מחבר אפליקציה של צד שלישי, אותו גורם רואה ופועל במידע בהיקף ההרשאות שהענקת. ההחלטה למי להעניק גישה ובאיזה היקף היא שלך בלבד.
אנו רושמים מי ניגש ומתי. באפשרותך לראות את ההרשאות הפעילות ולבטל כל אחת מהן בכל עת, והביטול חל מכאן ואילך. שימוש באפליקציה של צד שלישי כפוף לתנאים ולמדיניות הפרטיות שלה, ואיננו אחראים להם.
כאשר אתה שולח ללקוח מסמך או הצעת מחיר, נוצר קישור אישי וארוך שאינו ניתן לניחוש. כל מי שמחזיק בקישור יכול לפתוח את המסמך, בלי התחברות, משום שכך לקוחך מקבל אותו. שלח קישור רק למי שהמסמך מיועד לו.
לקוח שמאשר הצעת מחיר בעמוד ההצעה מוסר את שמו ואת חתימתו. פרטים אלה נשמרים עם ההצעה ומוצגים לך.
כאשר אתה מעלה קבלה או מסמך של העסק לקריאה אוטומטית, הקובץ נשלח לשירות בינה מלאכותית חיצוני לצורך חילוץ הפרטים (כגון ספק, סכום, מע"מ ותאריך). התוצאה מוצגת לך לבדיקה ולתיקון, ורישום בספרים נעשה רק בפעולה שלך.
איננו מקבלים החלטות בעלות השפעה משפטית עליך באמצעים אוטומטיים בלבד.
אנו נוקטים אמצעים ארגוניים וטכניים מקובלים להגנה על המידע, ובהם: הצפנת התקשורת; הצפנה במנוחה של מפתחות החתימה ושל אישורי הגישה; הפרדה בין עסקים, כך שכל חשבון רואה את נתוניו בלבד; הרשאות גישה מצומצמות ואימות דו-שלבי בממשקי הניהול שלנו; הגבלת קצב בקשות; רישום פעולות; וגיבוי בנפרד מהמערכת הראשית.
מסמך שהופק נחתם בחתימה אלקטרונית ונשמר באופן שאינו מאפשר לשנותו, גם לא על ידינו.
אין מערכת חסינה לחלוטין, ואיננו יכולים להתחייב לאבטחה מוחלטת. גם לך יש חלק: שמור על חשבון ההתחברות שלך ועל מפתחות ה-API, הענק גישה רק למי שצריך אותה, ובטל הרשאות שאינן נחוצות עוד.
אם יתרחש אירוע אבטחה חמור הנוגע למידע שלך, נפעל לבלימתו, נודיע לך בלא דיחוי בלתי סביר ונדווח לרשויות כנדרש בדין.
לדיווח על חשש לפרצת אבטחה: security@billos.co.il.
חובת שמירת הספרים לתקופה הקבועה בדין חלה עליך כעוסק, ולא עלינו כספק תוכנה. השירות הוא הכלי שבו אתה מנהל את הספרים, ולא הארכיון שלהם.
| מידע | כמה זמן הוא נשמר |
|---|---|
| נתוני הספרים של העסק | כל עוד המנוי פעיל, ולאחר מכן למשך חלון ייצוא של 60 יום. בתום החלון אנו רשאים למחוק אותם לצמיתות, לרבות מסמכים שהופקו וקבצים חתומים. |
| פרטי החשבון | עד למחיקת החשבון, ולאחר מכן נמחקים או מנוטרלים בתוך זמן סביר. |
| רישומי חיוב ומסמכים שהפקנו לך | לתקופה שהדין מחייב אותנו לשמור אותם. |
| רישומי אבטחה, גישה ותקלות | לתקופה מוגבלת הנחוצה לאבטחה ולתחקור, ולאחריה נמחקים. |
| פניות לתמיכה | כל עוד הן נחוצות לטיפול בפנייה ולתיעוד סביר שלה. |
| גיבויים | מידע שנמחק עשוי להישאר בגיבויים לתקופה מוגבלת נוספת, עד שהם מתחלפים, ואינו משמש בתקופה זו לכל מטרה אחרת. |
נודיע לך בתחילת חלון הייצוא ולפני מחיקה. ייצוא הספרים ושמירת עותק אצלך הם באחריותך, והם הדרך שבה אתה מקיים את חובתך לפי דיני המס. חידוש המנוי בתוך החלון מחזיר את הגישה במלואה.
מחיקת חשבון המשתמש אפשרית בכל עת מתוך האפליקציה או בבקשה. הפרטים בעמוד מחיקת חשבון ונתונים. מסמך מס שהופק אינו ניתן למחיקה נקודתית כל עוד העסק פעיל, משום שהדין מחייב ספר רציף ובלתי ניתן לשינוי.
אנו רשאים לשמור מידע מעבר לתקופות אלה אם הדבר נדרש בדין, או נחוץ לבירור מחלוקת או להגנה מפני תביעה.
בכפוף לדין, עומדות לך הזכויות הבאות ביחס למידע עליך:
לפנייה: support@billos.co.il, מכתובת הדוא"ל של החשבון. כדי להגן על המידע נבקש לאמת את זהותך לפני מילוי הבקשה. נשיב בתוך המועד הקבוע בדין.
אם פנייתך לא נענתה לשביעות רצונך, באפשרותך לפנות לרשות להגנת הפרטיות.
המידע שאתה מזין על לקוחות, ספקים ואנשי קשר הוא באחריותך. אתה האחראי לכך שנאסף כדין, שהוא נכון, שיש לך זכות להזין אותו לשירות, ושנמסרו לאותם אנשים ההודעות שהדין דורש. אנו מעבדים מידע זה עבורך בלבד, כמפורט בתנאי השימוש.
פנייה של לקוח או ספק שלך בעניין המידע שעליו תופנה אליך, שכן אתה שמחליט מה ייעשה במידע זה. נסייע לך באופן סביר לטפל בה.
אינך רשאי להזין לשירות מידע רגיש שאינו נחוץ לניהול הספרים, כגון מידע רפואי.
השירות מיועד לעסקים ולבני 18 ומעלה. איננו אוספים ביודעין מידע על קטינים. אם נודע לך שקטין פתח חשבון, פנה אלינו ונמחק אותו.
השירות נשען על תשתיות ענן, וחלק מהמידע מאוחסן ומעובד מחוץ לישראל, לרבות בארצות הברית. בהעברה כזו אנו מתקשרים עם הספקים בהסכמים המחייבים אותם לשמור על סודיות המידע ועל אבטחתו ולהשתמש בו רק לצורך מתן השירות. השימוש בשירות מהווה הסכמה להעברה זו.
האפליקציות מופצות דרך App Store ו-Google Play. מפעילות החנויות אוספות מידע על ההורדה והשימוש בהתאם למדיניות שלהן, שאינה בשליטתנו. ההתחברות דרך Google או Apple כפופה למדיניות של ספק ההתחברות.
אנו עשויים לעדכן מדיניות זו מעת לעת. הנוסח המחייב הוא זה המתפרסם בעמוד זה, עם תאריך העדכון. על שינוי מהותי נודיע בשירות או בדוא"ל זמן סביר מראש, והמשך השימוש לאחר כניסתו לתוקף מהווה הסכמה לו.
בעל השליטה במידע ומפעיל השירות: פינגו קריאייטיב, המפעילה את BillOS.
לשאלות, לבקשות למימוש זכויות ולפניות בנושא פרטיות: support@billos.co.il
לדיווח על בעיית אבטחה: security@billos.co.il